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秘書の仕事内容・転職する方法・必要な資格

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秘書
秘書は、上司が仕事に専念できる環境を整える仕事です。

具体的には、経営者や管理職者などについて、上司の雑用を引き受けます。スケジュール管理や、書類整理、メールや電話、来客の対応、出張の管理など、その仕事内容は多岐にわたります。

その他、秘書に求められスキル、秘書に必要な資格、秘書になる方法などを具体的に解説していきます。

秘書に求められるスキル

秘書には様々なスキルが求められます。

ビジネスマナーはもちろんのこと、身だしなみや細かい気配り、ミスが許されない重要書類を扱うこともあるので、正確で素早い事務処理能力が必要です。また、事務の仕事が基本となるので、「Word」「Excel」などのオフィスソフトの操作は必須です。

臨機応変に対処する能力や、上司に代わって社外の人と接する機会もあるので、社交性は必須です。上司によっては個性が強い人もいるので、状況に応じて上司の要求を把握し、対応する能力も必要です。

企業に経営に関わる重要書類を扱い、上司の秘密、会社の秘密を知り得る職業です。そういった重要な業務に携わる心構えもなければいけません。

必要な資格

秘書になるために必須の資格というものはなく、資格を持っていなくても秘書になることは可能です。

もちろん資格を持っていれば、選考で有効なアピール材料として利用できますが、資格を持っているからといって、必ず秘書になれるとは限りません。

選考の際に見られているのは、資格よりも、実務経験です。資格だけ持っていても、事務処理経験、Word、Excelなどオフィスソフトの利用経験など、実務経験がアピールできなければ採用されるのは厳しいでしょう。

秘書に関連する資格として「秘書技能検定」や、四年制大学、短大で必要な科目を履修することで得られる「上級秘書士」「秘書士」という資格があります。

「秘書技能検定」は三級から一級まであり、二級以上であればアピールできます。その他、アピールに役立つ資格としては「ビジネス実務マナー検定」「実務検定」があります。

外資系企業などでは英語力が求められる場合も

外資系企業や国際取引のある企業では英語能力が求められ場合があります。そういった企業では、「TOEIC」での実績があれば英語力をアピールできます。

また、国際秘書検定、米国公認秘書資格というもの存在します。外資企業や国際取引のある企業では、このような資格があると有利でしょう。

資格取得方法

「上級秘書士」「秘書士」は、四年制大学、もしくは短大に通って科目を履修する必要があるため、費用と時間の面で現実的ではありません。

「秘書技能検定」「ビジネス実務マナー検定」などの資格であれば、数か月の勉強で取得できるので、現実的です。

「秘書技能検定」「ビジネス実務マナー検定」は、公益財団法人 実務技能検定協会が実施しており、試験は、年三回程度、受験費用も1万円以内です。

勉強は書籍を購入して勉強する方法、通信講座で勉強する方法、スクールに通って勉強する方法の三つがあります。

通信講座やスクールなどは、下記のサイトで受講できます。

たのまな
ヒューマンアカデミーが運営する通信講座。通信講座の受講、もしくは教材によって秘書検定のための勉強できる

ケイコとマナブ.net 通信講座やスクールを一括で検索し、一括で資料請求ができるサイト。

ユーキャン
通信講座によって秘書検定のための勉強ができる

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秘書に向いている人

重要書類を扱いことも多いので、几帳面な人、秘密を守れる人、責任感のある人には向いています。その他、気配りができる人、モラルがある人、気が回る人、サポート能力に自信がある人なども向いているでしょう。

あくまでも例えなので、これらに当てはまらない人でも、秘書に適正がある可能性はあります。

秘書になる方法

一般的には、他部署で数年の経験を得てから、適性を認められて秘書課に配属されるケースがほとんどです。

しかし、求人サイトでも秘書の求人を見つけることができますし、転職エージェントを利用しても秘書の求人は紹介してもらえます。ですので中途で秘書になることは可能です。

秘書求人が見つかる転職サイト・転職エージェント

【転職エージェント】

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